Характерная черта плохой рекламы — это "Слишком Мало, Слишком Поздно".

Вероятно, самой губительной и наиболее подавляющей ошибкой, которая может быть совершена теми, кто делает рекламу или выполняет другие действия СО (Связи с Общественностью) — это планировать или анонсировать какое-то мероприятие слишком близко к дате его проведения, чтобы кто-либо пришел на него.

Чтобы в организации уменьшить движение и загруженность людей работой, нужно:

Типичный доклад: "Только 50 человек пришло на конгресс. Я полагаю, он просто непопулярен".

1. Добиться, чтобы люди знали свои шляпы.

Руководитель, который слышит такое, может с уверенностью предполагать, что "слишком мало слишком поздно" — это реальное ПОЧЕМУ. И он будет прав на 95% даже не задавая дальнейших вопросов.

"Когда вы объявили о конгрессе 1-го июля?" Обычно истинный ответ: 25-го июня!

"Сколько приглашений было разослано?" Обычно истинный ответ: 500 "потому что ФП...(Финансовое Планирование)"

"Какая еще реклама была сделана?" Обычно истинный ответ: никакой.

Производство, что касается завершенных циклов, невероятно увеличится. Объем работы упадет. Почему?

Причина того, что на конгрессе присутствовало только 50 человек: "Слишком мало рекламы, сделанной слишком поздно, чтобы кто-нибудь пришел".

Часто этот фактор скрывается. Выдвигаются другие, более драматические основания, а не истинные ПОЧЕМУ.

Если все штатные сотрудники будут иметь склонность к тому, чтобы не предоставлять услуги, то количество людей и посланий возрастет по меньшей мере раз в пятнадцать, а объем производства спустится практически до нуля.

“В тот же самый день был футбольный матч”. “О нас сложилось плохое мнение”. “Против нас развернута кампания”. “Пресса...” Гав, гав, гав. Все это ложь. Просто было слишком мало рекламы слишком поздно.

Посмотрите на это.

"Никто не появился на обеде для особо важных персон".

Человек А идет к сотруднику Х за какой-либо услугой.

Правильная реакция на это: "Когда вы отправили приглашения?" "Ну, знаете, ФП вообще не дало нам марок, так что..."

Терминал Х говорит: «Я не могу вам заплатить, потому что финансовое планирование...».

"КОГДА вы отправили приглашения?" "В то же утро, когда был назначен обед".

Тогда человек А обращается к другому сотруднику, а тот ему говорит: «Требуется одобрение от Г».

"Они были качественно напечатаны?" "Нет, мы, как бы, размножили их на ксероксе".

Тогда человек А идет к Г, а ему говорят: «У нас нет под рукой списка, так что...».

Почему именно провалы мероприятий на 95 процентов прослеживаются до "сделано в последний момент без надлежащего планирования, без правильно проверенных адресов, без достаточного шика и в недостаточном количестве" само по себе — загадка.

Тогда человек А идет...

Неукомплектованная секция СО — наиболее милосердная причина.

Где же производство? Зато есть огромный поток людей!

СО на самом деле — это примерно на 80 процентов подготовка мероприятия и примерно на 20 процентов само мероприятие.

Сотрудник Y получает послание от сотруднику Z, который отсылает его к...

Если подготовка не спланирована и не сделана полностью задолго до начала мероприятия, то оно проваливается.

Тот отсылает его к ...

Импровизированные СО иногда необходимы. Но обычно они становятся необходимыми из-за недостатка предвидения и упорной работы.

Где же производство? Зато есть огромный поток посланий!

Об этом есть правило:

Такая система, модная в большинстве бюрократических структур, даже имеет свое название. Она называется «система отфутболивания».

УСПЕХ ЛЮБОГО МЕРОПРИЯТИЯ ПРЯМО ПРОПОРЦИОНАЛЕН СВОЕВРЕМЕННОЙ ПОДГОТОВКЕ.

Никто не предоставляет услуг. Ни одна ситуация не разрешается окончательно.

Другими словами, плохая подготовка, сделанная слишком поздно, дает неудачное мероприятие.

СО — это упорная работа. Но упорная работа в основном происходит до того, как какая-либо публика увидит ее. Работа на самом мероприятии — это уже мелочи.

Когда эта болезнь более или менее излечена, может появиться новая ситуация. Развивается сервисное факсимиле (которое человек использует, чтобы сделать других неправыми).

Вы видите все эти красиво поставленные мероприятия, эти безупречные, отполированные представления. Они выглядят так непринужденно. Да, они ВЫГЛЯДЯТ непринужденно, потому что фантастическое количество подготовки было заблаговременно вложено в них.

«Ты сделал это неправильно!», - раздается крик. Затем появляется требование переделать.

Хорошо посещаемое мероприятие планируется, репетируется и анонсируется задолго до его начала.

Это толкает организацию назад к «НЕ ДЕЛАЙ РАБОТУ, ИНАЧЕ ТЕБЕ БУДЕТ ОБЪЯВЛЕН ВЫГОВОР».

Даже о простом обеде должно быть объявлено по меньшей мере за неделю.

И снова увеличивается движение частиц и снижается производство.

Персонал СО, который не работает упорно, планируя и репетируя, и который не анонсирует вовремя с достаточной рекламой, терпит провалы.

Людей, которые знают свои шляпы с самого начала и предоставляют услуги, не приходится заставлять переделывать.

Таким образом, провалы СО происходят от пренебрежения планированием, репетициями, от недостаточной и недолгой рекламы.

Следовательно, успехи СО наилучшим образом обеспечиваются сбором данных, точным планированием, упорными репетициями, своевременными анонсами и достаточной рекламой.

Когда старший руководитель не знает всех шляп и относящихся к ним обязанностей, то он распределяет обязанности неправильно.

Даже мероприятие-сюрприз должно готовиться таким же образом для всех, исключая тех, для кого предназначен этот сюрприз.

Он забирает у людей шляпы, которые были им даны. Результатом является отсутствие услуг.

Поэтому собирайте данные, которые направят планирование, хорошо планируйте, составляйте программу мероприятия, выполняйте все необходимые административные действия, анонсируйте задолго до начала, серьезно тренируйте всех, кто связан с этим, до тех пор, пока они не будут безупречно делать свое дело, а затем проводите мероприятие.

Когда руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции подразделений и частей организации, а также текущие программы, то он правильно распределяет обязанности, и производство идет вверх, а движение частиц - снижается.

И вот то, что вы хотели — ”спонтанное”, очень успешное мероприятие.

Не важно, марш ли это протеста, пресс-конференция, конгресс, новый курс, обед для особо важных персон или даже просто для друзей, если он должен иметь успех, подготовьтесь к нему и анонсируйте его широко и задолго до начала.

Когда сотрудники отдела персонала не знают всех шляп, они распределяют обязанности неправильно. Некоторые известные мне военные организации довели это до уровня высокого искусства.

И была та могила, где похоронили провалившегося специалиста по СО. На могильном камне написали: "Джордж Не-Сделал-Вовремя. Слишком Мало, Слишком Поздно". Им пришлось пристрелить его, потому что он сломал ногу компании.

Это увеличивает время, необходимое на обучение шляпам и на обучение на других курсах. Это увеличивает путаницу.

Это сокращает производство и усиливает движение частиц. Чтобы увеличить производство и уменьшить движение частиц, необходимо провести проверки всем сотрудникам отдела персонала по тем шляпам, которые они распределяют. Тогда они будут их знать.

Заурядное мероприятие, очень хорошо подготовленное и хорошо и вовремя анонсированное, принесет больше успеха, чем самое роскошное мероприятие, сделанное экспромтом.

В следующий раз, когда вы увидите пустые сиденья, вспомните и примените это ИП. Или, еще лучше, делайте все правильно с самого начала.

Игра в «музыкальные стулья» внутри организации - частые перестановки с поста на пост, использование различных областей организации в качестве резервов персонала - приводит к сокращению услуг и, таким образом, к сокращению объема производства и увеличению движения частиц.

Существует скрытый метод игры в «музыкальные стулья». Ходите вокруг и спрашивайте людей, не хотят ли они перейти на другие посты. Это лишает их стабильности, заставляет их чувствовать, что они находятся на полпути между различными постами, уменьшает объем предоставляемых услуг, производства и увеличивает движение частиц.

Лень, странная экономия и недостаток мастерства при НАЙМЕ ПЕРСОНАЛА во всех случаях являются изъяном, лежащим в основе «музыкальных стульев».

Решение проблемы - НАНИМАТЬ ПЕРСОНАЛ.

Вероятно, можно изобрести и другие способы помешать предоставлению услуг и заставить всех работать как сумасшедших, но вышеописанные являются основными.

Чтобы увеличить производство и уменьшить объем того, с чем нужно работать, жизненно важно выполнять следующее:

А. Нанимать людей и ставить их на посты.

Б. Обучать обязанностям их постов, обеспечивать изучение ими всей теории и прохождение всей практики, включая тренировки по посту.

В. Убеждать его предоставлять услуги, которые ожидается, что он будет предоставлять как сотрудник, занимающий данный пост.

Г. Если это руководитель, то он должен быть хорошо осведомлен о шляпах своих подчиненных, об оргсхеме, функциях, а также целях подразделений и частей организации, а также о текущих программах.

Д. Помогать указателями, направлениями и формами, которые направляют публику, потоки работы внутри и вне организации по правильным маршрутам к надлежащим терминалам, которые выполнят все до единого надлежащие действия.

Хотите повысить объем производства и снизить уровень загруженности? Тогда вводите в действие, вводите и вводите это инструктивное письмо!